L’étiquetage automatique est une fonction importante introduite initialement par Google dans son Drive. L’idée est de définir un lot de règles qui vont automatiquement apposer des étiquettes sur les données, afin que des règles s’enclenchent selon les actions entreprises. Cette fonction était en bêta dans Gmail depuis un certain temps. Depuis hier, elle est disponible en version finale.
Mais de quoi parle-t-on précisément ? Appliquée à Gmail, la fonction permet un étiquetage automatique des e-mails selon, encore une fois, un lot de critères. Par exemple, l’équipe d’administration peut indiquer que tout courriel contenant dans ses destinataires une personne de la direction soit étiqueté « interne ». Une règle peut ensuite être créée pour interdire tout transfert d’un e-mail ainsi labellisé.
C’est un exemple simple, mais que l’on peut généraliser à de nombreux autres cas. Google indique dans son billet que la phase bêta a été productive, d’autres fonctions ayant été ajoutées pour compléter le mécanisme. Ce dernier peut ainsi fonctionner de concert avec la politique DLP (Data Loss Prevention) de l’entreprise. Ce qui signifie que les règles existantes pour Drive peuvent être étendues en l’état à Gmail.
Parmi les autres apports, les administrateurs peuvent mettre en place une détection « d’extraits de contenus sensibles ». L’information générée permet notamment aux utilisateurs de savoir ce qui a provoqué une alerte, et aux administrateurs de garder une trace des évènements de sécurité liés. Ces données intègrent également les journaux d’audits et indiquent notamment quand des étiquettes ont été créées et apposées sur un contenu, automatiquement ou non.
Google indique avoir renforcé la communication aux utilisateurs, qui n’avaient initialement que peu d’informations sur ce qui se passait. Dans le cas d’un blocage, une fenêtre apparaitra pour indiquer ce qui se passe. Ces messages peuvent être personnalisés par les administrateurs, par exemple pour expliquer d’où vient le problème et comment y remédier.
Autre gros changement par rapport à la préversion, la compatibilité a été étendue aux applications Android et iOS de Gmail. Là aussi, si des règles doivent déclencher des actions comme des blocages, les applications les prendront en charge. En revanche, l’application immédiate des règles DLP n’y est pas encore disponible. Selon Google, elle devrait arriver dans le courant du mois prochain.
Enfin, les fonctions disponibles dépendent de l’abonnement Workspace souscrit. Le Label Manager est disponible dans la quasi-totalité des éditions payantes. Toutefois, les règles de prévention des données sont disponibles uniquement dans les éditions Enterprise Standard et Plus, Education Fundamentals, Standard et Plus.